Hvordan få kopier av medisinske journaler

Innhold

• Hvem kan be om journaler
• Hvilke poster kan leveres
• Registrerer at leverandøren din kan nekte
• Hvordan be om journaler
• Serviceomkostninger
• For en lege ikke lenger i praksis
• Korrigere feil
• Et ord fra veldig bra

Gjennomgang av medisinske journaler er ikke bare smart å gjøre, det er din rett. Den lar deg oppdatere all informasjon som kan være viktig for deg, eller for å spørre legen din om resepter eller testresultater som mangler eller er feil.

Historisk sett ble pasientjournaler oppbevart og vedlikeholdt. De siste årene har det dukket opp en trend som har sett pasienter ta ansvar for lagring og vedlikehold av egne medisinske journaler.

Med mindre du er i et helsesystem som gir deg tilgang til elektroniske medisinske journaler (EMR), må du ta skritt for å be om kopier til deg selv.

I henhold til Health Insurance Portability and Accounting Act (HIPAA) fra 1996 har du rett til å få kopier av de fleste av medisinske journaler, enten de oppbevares elektronisk eller på papir. Disse inkluderer legenotater, medisinske testresultater, laboratorierapporter og faktureringsinformasjon.

Hvem kan be om journaler

Selv om HIPAA-reglene er designet for å beskytte personvernet ditt, er de så omfattende at mange leverandører fortsatt er forvirret om hvordan de skal håndheves. Dette kan noen ganger gjøre det vanskelig å skaffe dine poster, selv om du har full rett til dem.

I følge HIPAA har du rett til å be om journaler under disse omstendighetene:

• Du er pasienten eller foreldren eller vergen til pasienten hvis det blir bedt om journaler.
• Du er en omsorgsperson eller advokat som har fått skriftlig tillatelse fra pasienten. I noen tilfeller vil helsepersonell gi deg et tillatelsesskjema som pasienten må fylle ut.

Mange antar at bare de eller deres designere kan få kopier av medisinske journaler. Under loven er det andre individer eller organisasjoner som også kan ha rett.

Dette inkluderer ikke bare din primærlege, men enheter som omfattes av tredjeparter som du kanskje bevisst eller uvitende har gitt rett til når du signerer et pasientinntak eller registreringsskjema. Disse inkluderer ikke bare leger, men organisasjoner som forsikringsselskaper, sykehus, laboratorier, sykehjem, rehabiliteringssentre og fakturaleverandører.

I dag ber noen til og med at medisinsk informasjon deles med mobilapper (for eksempel de som overvåker hjertesykdommen din eller diabetes). Under HIPAA har du rett til å be om dette med den forståelse at legen som gir ut informasjonen ikke er ansvarlig for hvordan mobilapp-leverandøren bruker eller sikrer informasjonen din.

For å oppnå dette er det i din interesse å lese medisinsk registrering eller inntaksdokument for å forstå rettighetene du gir og som informasjonen din kan deles med.

Hvilke poster kan leveres

Selv om du har rett til det meste av medisinske journaler, er det noen som helsepersonell kan holde tilbake. Alderen til et bestemt sett med poster kan også påvirke muligheten til å skaffe seg de fleste leverandører, inkludert leger, sykehus og laboratorier, er pålagt å oppbevare sykejournaler for voksne i minst seks år, selv om dette kan variere fra stat til stat.

Hvor lenge det holdes poster for barn er også regulert. Avhengig av tilstand, må et barns poster holdes i tre til ti år utover 18 eller 21 år.

Blant de forskjellige postene har du rett til å få:

• Eventuelle notater eller poster som en leverandør har laget selv
• Eventuelle diagnostiske resultater som en leverandør har kopier for, inkludert blodprøver, røntgenstråler, mammogrammer, genetiske tester, biopsier osv.
• All informasjon gitt av en annen lege som ble brukt til å etablere en diagnose og / eller direkte behandling

Hvis du søker spesifikke laboratorietester eller sykehusopptak, er det ofte best å be dem fra laboratoriet eller sykehuset i stedet for din primærlege. De vil sannsynligvis være mer komplette og kan til og med oppbevares i lengre tid enn en privat medisinsk praksis.

Registrerer at leverandøren din kan nekte

Det er poster som du kan nektes tilgang til. Disse involverer primært psykiske helseposter der leverandørens notater kan betraktes som "inntrykk" i stedet for diagnoser. Det er blitt hevdet at utlevering av disse dokumentene kan skade legen-pasientforholdet eller bli misforstått når de tas ut av sammenheng.

Når det er sagt, kan en leverandør ikke nekte forespørselen din fordi det kan skade følelsene dine. Det kan bare nektes hvis utgivelsen av informasjonen kan tvinge deg til å skade deg selv eller andre. Hvis nektet, må nektelsen gis skriftlig.

I henhold til loven er det noen tilfeller når helseinformasjonen din kan holdes tilbake, selv om disse begrensningene er gjenstand for bred tolkning. Disse inkluderer:

• Psykoterapi notater; Dette er notater tatt av legen og er kanskje ikke inkludert i journalen din
• Informasjon som er samlet for bruk i søksmål

Hvis du føler at du blir urettferdig nektet tilgang til spesifikke medisinske poster, kan du sende inn en klage til Office of Civil Rights (OCR) ved Department of Health and Human Services. Du kan gjøre det samme hvis din medisinske konfidensialitet er brutt.

Hvis OCR er enig i at klagen din er berettiget, vil den instruere legen eller anlegget om å iverksette korrigerende tiltak eller håndheve et forlik hvis faktisk skade ble gjort. Klagen må inngis innen 180 dager etter overtredelsen.

Loven forbyr også gjengjeldelse fra den dekkede enhetens side hvis det blir inngitt en klage, for eksempel avslutning av tjenester eller økning i kostnadene for tjenester.

Hva du skal gjøre hvis du nektes medisinsk journaltilgang

Hvordan be om journaler

De fleste øvelser eller fasiliteter vil be deg om å fylle ut et skjema for å be om legen din. Dette forespørselsskjemaet kan vanligvis samles på kontoret eller leveres via faks, posttjeneste eller e-post.

Hvis kontoret ikke har skjema, kan du skrive et brev for å gjøre din forespørsel. Husk å ta med:

• Navnet ditt
• Personnummer
• Fødselsdato
• Adresse og telefonnummer
• Epostadresse
• Listen over poster som blir bedt om
• Datoene for gudstjenesten
• Leveringsalternativ (faks, post, e-post, personlig)
• Signatur

Når forespørselen er kommet, kan det hende du må vente en stund før postene faktisk blir mottatt. Statlige lover varierer, men krever vanligvis levering innen 30 til 60 dager. Sørg for å beholde en kopi av den opprinnelige forespørselen, og ta kontakt med statens helsedepartement hvis du ikke mottar dokumentene etter gjentatte forsøk.

Serviceomkostninger

Vær oppmerksom på at du kanskje må betale for legekostnadene dine hvis du vil at de skal leveres på papir, faks eller via elektroniske medier. Selv om prisen kan variere, må den være rimelig.

Videre har du rett til journalene, selv om du ikke har betalt legen eller anlegget for den involverte prosedyren. Postene kan ikke holdes tilbake for manglende betaling, og du kan ikke kreve et ublu gebyr for å kompensere for manglende betaling av tjenester. Hvis penger skyldes, kan legen eller anlegget søke om innkrevingsveier, for eksempel rettslige skritt eller inkassotjenester.

Kostnader for kopier av medisinske journaler

For en lege ikke lenger i praksis

Hvis legen din blir pensjonist eller ikke lenger er i praksis, må all medisinsk journal fortsatt føres i henhold til loven. Dette gjelder selv om en lege er død eller oppløser praksis uten salg.

I henhold til loven skal medisinske journaler overføres til en annen helsepersonell som godtar ansvaret. Hvis en leverandør ikke kan bli funnet, kan journalene arkiveres hos et anerkjent kommersielt lagringsfirma.

Tilsvarende, hvis legen din har sluttet i praksis, men praksisen fortsatt fungerer, må registrene dine opprettholdes av de gjenværende medlemmene. Hvis praksisen ble solgt, vil den nye praksisen være ansvarlig for vedlikehold av postene og være ansvarlig hvis postene går tapt eller blir feil behandlet.

Det kan noen ganger være en utfordring å spore postene dine, spesielt hvis legekontoret ble stengt uten videresendingsdetaljer. I dette tilfellet er det flere ting du kan gjøre:

• Kontakt staten eller det lokale medisinske samfunnet. Mange av disse organisasjonene krever årlig registrering, de vil mest sannsynlig ha den siste kontaktinformasjonen.
• Snakk med helseforsikringsselskapet. Hvis legen fremdeles er godkjent leverandør, vil forsikringsselskapet ha kontaktinformasjon.
• Kontakt ethvert sykehus der legen din gjorde runder. Sykehus krever at leger gjennomgår en formell prosess for å oppnå sykehusprivilegier. Personalavdelinger vil vanligvis ha detaljerte filer.

Hvis alt annet mislykkes, kan det hende du må rekonstruere filen ved å kontakte de forskjellige laboratoriene, sykehuset eller spesialistene du brukte. Helseforsikringsselskapene dine, både tidligere og nåværende, kan gi deg detaljer om eventuelle krav som er fremsatt på dine vegne.

Korrigere feil

Når du har skaffet deg en kopi av medisinske poster, bør du gå gjennom dem nøye. Hvis du finner feil eller mangler, vil du ha dem rettet umiddelbart for å sikre at de ikke kompromitterer din fremtidige omsorg.

De fleste leverandører vil godta å rette faktiske feil eller spore rapporter som burde ha blitt opprettholdt i filen din.

Dette strekker seg imidlertid ikke til meningsforskjeller som legen din har rett til å uttale seg om. Dette inkluderer merknader om medvirkende faktorer til en sykdom (som alkoholisme eller HIV) som du helst ikke vil ha i medisinske journaler. Endring eller utelatelse av postene vil ikke bare være etisk problematisk, det kan føre til legen for søksmål.

Når det er sagt, hvis du mener at avslaget på en rettelse er urettferdig eller setter deg i skade, kan du sende inn en klage til OCR som beskriver tvisten. De kan gjennomgå bevisene og avgjøre om det er berettiget å korrigere.

Slik retter du feil i medisinske journaler

Et ord fra veldig bra

Å vite hva som er i medisinske journaler kan være like viktig som å se en lege i utgangspunktet. Hvis du har tilgang til din elektroniske sykejournal, må du huske å gjennomgå den etter hver avtale eller velværebesøk. Det lar deg gjøre korrigeringer når det er nødvendig og delta mer aktivt hvis og når medisinsk behandling er nødvendig.